Thủ tục đặt in hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

A.THỦ TỤC ĐẶT IN HÓA ĐƠN LẦN ĐẦU

Đối tượng được đặt in hóa đơn GTGT(Những doanh nghiệp đang kê khai theo phương pháp khấu trừ) 

Bước 1. LÀM ĐƠN ĐỀ NGHỊ 

• Trước khi đặt in doanh nghiệp phải làm đơn đề nghị gửi mẫu hóa đơn đặt in mẫu số 3.14 đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp và trong vòng 5 ngày cơ quan thuế sẽ xuống doanh nghiệp bạn kiểm tra và có thông báo về việc doanh nghiệp bạn có được đặt in hóa đơn hay không? Sau 5 ngày cơ quan thuế phải có thông báo bằng văn bản hoặc nếu không có thông báo or văn bản xuống thì dn được sử dụng hóa đơn đặt in ( Thông tư 26/2015 )
• Sau 2 ngày cơ quan thuế phải có thông báo bằng văn bản hoặc nếu không có thông báo or văn bản xuống thì DN được sử dụng hóa đơn đặt in( Thông tư 37/2017 kể từ ngày 12.6.2017)

Bước 2. ĐÓN TIẾP CÁN BỘ THUẾ XUỐNG DOANH NGHIỆP 

Cần chuẩn bị các giấy tờ sau: 

+ giấy chứng nhận đkkd, mẫu dấu, dấu tròn

+ Văn bản xác nhận địa chỉ đặt trụ sở chính or văn phong đại diện ( Hợp đồng thuê nhà, mượn nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ghi tên giám đốc công ty)

+ Bàn ghế vp, máy tính, sổ sách chứng minh cty đang hoạt động kdoanh

+ Hợp đồng mua bán hàng hóa cung cấp dịch vụ 

Bước 3.SAU KHI CƠ QUAN THUẾ CHÍNH THỨC THÔNG BÁO CTY ĐƯỢC PHÉP SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐẶT IN CHÚNG TA TÌM NHÀ IN HÓA ĐƠN

Tìm nhà in đủ tiêu chuẩn bạn phải cập nhật ở danh sách các nhà in đủ điều kiện in hóa đơn của cục thuế.

+ Chọn mẫu hóa đơn của cty bạn or mẫu do cty bạn tự làm.

+ Thống nhất về giá in hóa đơn

+ Làm hợp đồng đặt in hóa đơn hợp đồng gồm:

.Bản sao đăng ký kd của công ty

. Bản sao CMT của giám đốc

.Giấy giới thiệu

.Bản sao CMT của người được giới thiệu

.Biên bản kiểm tra trụ sở và xác nhân của chi cục thuế cho phép đặt in hóa đơn GTGT

Bước 4. THANH LÝ HỢP ĐỒNG ,YÊU CẦU NHÀ IN XUẤT HÓA ĐƠN ĐỎ.

• Hóa đơn GTGT phải được đặt in theo hợp đồng
• Hợp đồng in hóa đơn phải ghi cụ thể loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn , số lượng bao nhiêu quyển, số thự tự đặt in và số thứ tụ kết thúc
• Kèm theo mẫu hóa đơn và thông báo của cơ quan thuế được phép đặt in

Lưu ý: Thủ tục đặt in hóa đơn lần 2 giống hệt lần đầu nhưng doanh nghiệp không phải gửi đề nghị sử dụng hóa đơn theo mẫu 3.14 cho cơ quan thuế nữa.

B.THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN QUA MẠNG LẦN ĐẦU

• Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp, đặt in hóa đơn bây giò chúng ta sẽ vào phần thông báo phát hành hóa đơn
• Thông báo phát hành hóa đơn lần đầu cho những DN mới bắt đầu thành lập và thành lập theo thông tu 39 và 36/2017 của BTC

1.HỒ SƠ GỒM CÓ: 

-Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC kèm theo thông tu 26/2015/TT-BTC

- Hóa đơn mẫu do nhà in cung cấp 

-Quyết định được sử dụng hóa đơn đặt in do cơ quan thuế cung cấp( cái này DN sẽ nộp hồ sơ đặt in hóa đơn và cơ quan thuế sẽ phê duyệt có được hay không)

2.NỘI DUNG THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN:

-Tên đơn vị, MST, địa chỉ, số điện thoại 

- Tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn

- Ngày bắt đầu sử dụng, Số lượng hóa đơn thông báo phát hành từ số đến số 

-Tên và mã số của DN in hóa đơn (hóa đơn đặt in)

-Ngày lập, tên chữ ký của người đại diện theo pháp luật 

3.THỜI HẠN NỘP THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN:

Theo TT37/2017/TT-BTC quy định hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 2 ngày trước khi cơ sở kinh doanh chuẩn bị sử dụng hóa đơn thực hiện từ ngày 12.6.2017

4. CÁCH NỘP THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN QUA MẠNG:

- Nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng từ file XML của hệ thống HTKK 

- Scan hóa đơn mẫu và quyết định đặt in hóa đơn để đính kèm vào file word

- Dùng chữ ký số nộp qua mạng

+ Vào trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn để đăng ký thông báo phát hành hóa đơn qua mạng

+ Khai trực tuyến vào tờ khai trên mạng

+ Đính kèm hóa đơn mẫu để gửi

Sau khi nộp xong 2 ngày chúng ta vào website http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn của tổng cục thuế kiểm tra xem có đầy đủ thông tin chưa , nếu có đầy đủ thông tin và ghi đã được phát hành thì chúng ta có thể sử dụng hóa đơn luôn nhé.

Nếu chưa có thông tin phản hồi chúng ta phải in bản cứng thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu lên nộp trực tiếp cho cơ quan thuế.

Chú ý : Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần 2 gồm : Mẫu thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC thông tu 26/2015/TT-BTC, hóa đơn mẫu (Nếu hóa đơn lần 2 không có thay đổi về nội dung và hình thức so với lần 1 thì không phải gửi hóa đơn mẫu )và trình tự nộp như lần 1 các bạn nhé.

C. MỘT SỐ LƯU Ý KHI LÀM THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN

1. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại doanh nghiệp sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
2. Nếu lập thông báo phát hành hóa đơn không đầy đủ nội dung, không niêm yết sẽ bị phạt từ 2 đến 4 triệu đồng.
3. Nếu chưa làm thông báo phát hành hóa đơn mà doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn và xuất hóa đơn thì những hóa đơn đó được coi là bất hợp pháp. phạt từ 6- đến 18 tr đồng.
4. Nếu doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn nhưng khai thuế GTGT riêng thì tùy đơn vị trực thuộc chi nhánh phải gửi thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
5. Nếu doanh nghiệp có các đơn vị trực thuộc chi nhánh sử dụng chung mẫu hóa đơn và khai thuế GTGT cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh trực thuộc thì không phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế.