Lưu trữ tài liệu kế toán trong thời gian bao lâu?

Là một kế toán ngoài việc kiểm kê sát sao số liệu thì việc bảo quản các chứng từ liên quan tới nghiệp vụ kế toán là một phần không thể thiếu. Vậy tài liệu kế toán phải lưu trữ trong vòng bao nhiêu năm? Tất cả sẽ được nhóm dịch vụ báo cáo thực tập kế toán giải đáp ngay sau đây.

Hiện tượng mất chứng từ kế toán chắc hẳn không còn quá xa lại với nhiều kế toán đặc biệt là các kế toán viên mới vào nghề. Chỉ vì một sự bất cẩn nào đó hoặc là do không nắm vững các quy định về việc lưu trữ tài liệu kế toán. Chính vì vậy để giúp các bạn nắm rõ hơn về quy định này chúng tôi – Nhóm dịch vụ báo cáo thực tập kế toán sẽ đưa ra cho các bạn sinh viên một số quy định cần phải biết về việc lưu trữ tài liệu liên quan tới nghiệp vụ kế toán.

Theo quy định tại thông nghị định 174/2016/NĐ – CP quy định:

1.     Căn cứ vào điều 8 của nghị định này các tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

§  Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết

§  Chứng từ kế toán.

§  Báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách, báo cáo tài chính

§  Ngoài ra còn có các tài liệu khác có liên quan bao gồm:

+       Báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản các loại hợp đồng, hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia

+       Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, giám sát ,thanh tra, kiểm toán; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận

+       Các tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước,  các tài liệu khác.

2.     Thời gian lưu trữ với một số tài liệu kế toán:

F Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn gồm có:

§  Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng, có tính sử liệu.

§  Đối với  kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước các tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn, báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

F Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm bao gồm:

§  Các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ,  tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

§  Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản, tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định

§  Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp , chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

§  Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập , hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư

§  Ngoài ra còn một số trường hợp quy định khác mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm.

F Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm có:

§  Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

§  Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như  phiếu chi  phiếu thu, , phiếu xuất kho , nhập kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

§  Ngoài ra với những trường hợp pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm đối với tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 này thì sẽ thực hiện lưu trữ theo như quy định trong trường hợp đó.